# Gestionar Datos en Excel

Hemos añadido guías útiles para ayudarte a gestionar tus datos en un archivo de Excel.

{% hint style="info" %}
**¿Qué hay de nuevo?**

* La plantilla de certificado versión 2.0 ahora tiene una pestaña separada para gestionar los datos de la Entidad Certificada.
  * Descarga la plantilla [aquí](/accreditation-bodies/ab-es/data-management/import-certification/certification-file-templates.md)
* La certificación puede tener múltiples sitios.
* Los sitios pueden ser añadidos a nivel de Entidad.
  {% endhint %}

### Importar los datos de la Entidad Certificada y su certificación a través de Excel

{% hint style="warning" %}
**Requisitos previos:**

* Limpia y formatea los datos de acuerdo con la estructura de datos de IAF CertSearch. [Aprende más](/accreditation-bodies/ab-es/data-management/import-certification/certification-file-templates.md).
  {% endhint %}

A continuación se muestran los campos en la plantilla de Excel de la versión 2.0 de certificación.

{% tabs %}
{% tab title="Entidad Certificada" %}
Aquí puedes gestionar todos los datos relacionados con la Entidad Certificada:

<table><thead><tr><th width="201">Nombre del Campo</th><th width="181">Opcional / Requerido</th><th>Descripción</th></tr></thead><tbody><tr><td>Certified Entity Unique ID</td><td><mark style="color:red;">Requerido</mark></td><td>Identificador único para una Entidad Certificada específica. Se usa como referencia o número de seguimiento para buscar los registros de la Entidad Certificada en la base de datos de IAF CertSearch.</td></tr><tr><td>Certified Entity Name</td><td><mark style="color:red;">Requerido</mark></td><td>Nombre de la Entidad Certificada, individuo, producto o servicio que ha sido otorgado la certificación.</td></tr><tr><td>Certified Entity Trading Name</td><td>Opcional</td><td>Un nombre comercial, nombre de comercio o nombre empresarial es un seudónimo utilizado por las empresas para operar bajo un nombre diferente al de su nombre legal registrado. En varios países, se utiliza la frase "operando como" (abreviado t/a) para designar un nombre comercial.</td></tr><tr><td>Certified Entity English Name</td><td>Opcional</td><td>Nombre en inglés de la Entidad Certificada, individuo, producto o servicio que ha sido otorgado la certificación.</td></tr><tr><td>Confidential Certified Entity</td><td>Opcional</td><td>Indicador de si la información de la entidad certificada es confidencial.</td></tr><tr><td>Business Registered Street</td><td>Opcional</td><td>Dirección registrada del negocio de la entidad certificada.</td></tr><tr><td>Business Registered City</td><td><mark style="color:red;">Requerido</mark><br>*<em>si se prefiere ingresar en el campo de Dirección Multilínea</em></td><td>Ciudad de la dirección registrada del negocio de la entidad certificada.</td></tr><tr><td>Business Registered State</td><td>Opcional</td><td>Estado de la dirección registrada del negocio de la entidad certificada.</td></tr><tr><td>Business Registered Zipcode/Postcode</td><td>Opcional</td><td>Código postal de la dirección registrada del negocio de la entidad certificada.</td></tr><tr><td>Business Registered Country/Economy</td><td><mark style="color:red;">Requerido</mark></td><td>País/Economía de la dirección principal de la entidad certificada.</td></tr><tr><td>Business Registered Full Address</td><td><mark style="color:red;">Requerido</mark><br>*<em>si se prefiere ingresar en el campo de Dirección de una sola línea</em></td><td>Dirección completa registrada del negocio de la entidad certificada en un solo campo.</td></tr><tr><td>Certified Entity Website</td><td>Opcional</td><td>Sitio web de la entidad certificada. Debe ser http:// o https://</td></tr><tr><td>TAX ID</td><td>Opcional</td><td>ID de impuestos de la Entidad</td></tr><tr><td>VAT</td><td>Opcional</td><td>Número de IVA de la Entidad</td></tr><tr><td>Company ID Number</td><td>Opcional</td><td>Número de ID de la Empresa de la Entidad</td></tr><tr><td>Business Registration Number</td><td>Opcional</td><td>Número de Registro Empresarial de la Entidad</td></tr><tr><td>DUNS Number</td><td>Opcional</td><td>Número DUNS de la Entidad</td></tr></tbody></table>
{% endtab %}

{% tab title="Certificación" %}
Aquí puedes gestionar todos los datos relacionados con la certificación:

<table><thead><tr><th>Nombres de los Campos</th><th width="183">Opcional / Requerido</th><th>Descripción</th></tr></thead><tbody><tr><td>Certification Identity Number</td><td><mark style="color:red;">Requerido</mark></td><td>Identificador único para un certificado específico. El formato de los números de certificado puede variar dependiendo del tipo de certificado y de la Entidad Certificada que lo emita.</td></tr><tr><td>Certificate Number</td><td><mark style="color:red;">Requerido</mark></td><td>Identificador único para un certificado específico. El formato de los números de certificado puede variar dependiendo del tipo de certificado y de la Entidad Certificada que lo emita.</td></tr><tr><td>Certification Status</td><td><mark style="color:red;">Requerido</mark></td><td>Estado actual de la certificación de la Entidad Certificada. Conjunto de estados posibles: <strong>activo, inactivo, oculto, cancelado, retirado, cbretirado, suspendido, pendiente, eliminado o expirado</strong></td></tr><tr><td>Certification Type</td><td><mark style="color:red;">Requerido</mark></td><td>Se refiere al alcance principal del certificado.</td></tr><tr><td>Certification Scope</td><td><mark style="color:red;">Requerido</mark></td><td>Descripción específica de los productos, servicios, procesos o actividades para los cuales la Entidad Certificada ha recibido la certificación.</td></tr><tr><td>Flexible Scope</td><td>Opcional</td><td>Alcance adicional a un estándar específico más allá del alcance principal.</td></tr><tr><td>Certification Original Issue Date</td><td>Opcional</td><td>Fecha en la que el certificado fue emitido o concedido por primera vez a las Entidades Certificadas.</td></tr><tr><td>Certificatino Issue Date</td><td><mark style="color:red;">Requerido</mark></td><td>Fecha en la que el certificado fue oficialmente emitido o concedido.</td></tr><tr><td>Certification Expiry Date</td><td><mark style="color:red;">Requerido</mark></td><td>Fecha en la que la validez del certificado expirará.</td></tr><tr><td>Certified Entity Unique ID</td><td><mark style="color:red;">Requerido</mark></td><td>Identificador único para una Entidad Certificada específica. Se usa como referencia o número de seguimiento para buscar los registros de la Entidad Certificada en la base de datos de IAF CertSearch.</td></tr><tr><td>Main Site Street</td><td><mark style="color:red;">Requerido</mark><br>*<em>si se prefiere ingresar en el campo de Dirección Multilínea</em></td><td>Dirección principal de la entidad certificada.</td></tr><tr><td>Main Site City</td><td>Opcional</td><td>Ciudad de la dirección principal de la entidad certificada.</td></tr><tr><td>Main Site State</td><td>Opcional</td><td>Estado de la dirección principal de la entidad certificada.</td></tr><tr><td>Main Site Zipcode/Postcode</td><td>Opcional</td><td>Código postal de la dirección principal de la entidad certificada.</td></tr><tr><td>Main Site Country/Economy</td><td><mark style="color:red;">Requerido</mark></td><td>País/Economía de la dirección principal de la entidad certificada.</td></tr><tr><td>Main Site Full Address</td><td><mark style="color:red;">Requerido</mark><br>*<em>si se prefiere ingresar en el campo de Dirección de una sola línea</em></td><td>Dirección completa del sitio principal de la entidad certificada en un solo campo, usado como alternativa para ingresar los campos separados de Calle, Ciudad, Estado y Código Postal.</td></tr><tr><td>Certification Body Name</td><td><mark style="color:red;">Requerido</mark></td><td>Nombre del Organismo de Certificación.</td></tr><tr><td>Certification Body Acronym</td><td><mark style="color:red;">Requerido</mark></td><td>Acrónimo del Organismo de Certificación.</td></tr></tbody></table>
{% endtab %}

{% tab title="Estándar y Esquema de Certificación" %}
Aquí puedes gestionar los datos del Estándar y Esquema de Certificación:

<table><thead><tr><th width="198">Nombre del Campo</th><th width="185">Opcional / Requerido</th><th>Descripción</th></tr></thead><tbody><tr><td>Certification Identity Number</td><td><mark style="color:red;">Requerido</mark></td><td>Identificador único para un certificado específico. El formato de los números de certificado puede variar dependiendo del tipo de certificado y de la Entidad Certificada que lo emita.</td></tr><tr><td>Scheme Name</td><td><mark style="color:red;">Requerido</mark></td><td>Programa o marco de certificación específico al que se refiere el certificado.</td></tr><tr><td>Standard Name</td><td><mark style="color:red;">Requerido</mark></td><td>Conjunto específico de criterios, requisitos o directrices con los que la entidad certificada ha sido evaluada y encontrada en cumplimiento.</td></tr></tbody></table>
{% endtab %}

{% tab title="Sitios de Certificación" %}
Aquí puedes gestionar los sitios de Certificación:

<table><thead><tr><th width="207">Nombre del Campo</th><th width="180">Opcional / Requerido</th><th>Descripción</th></tr></thead><tbody><tr><td>Certification Identity NUmber</td><td><mark style="color:red;">Requerido</mark></td><td>Identificador único para un certificado específico. El formato de los números de certificado puede variar dependiendo del tipo de certificado y de la Entidad Certificada que lo emita.</td></tr><tr><td>Certifide Entity Unique ID</td><td><mark style="color:red;">Requerido</mark></td><td>Identificador único para una Entidad Certificada específica. Se utiliza como referencia o número de seguimiento para consultar los registros de la Entidad Certificada en la base de datos de IAF CertSearch.</td></tr><tr><td>Site Street</td><td><mark style="color:red;">Requerido</mark><br>*<em>si prefieres ingresar la dirección en un campo de múltiples líneas</em></td><td>Dirección principal de la entidad certificada.</td></tr><tr><td>City</td><td>Opcional</td><td>Ciudad de la dirección principal de la entidad certificada.</td></tr><tr><td>State</td><td>Opcional</td><td>Estado de la dirección principal de la entidad certificada.</td></tr><tr><td>Site Zipcode/Postcode</td><td>Opcional</td><td>Código postal de la dirección principal de la entidad certificada.</td></tr><tr><td>Site Country/Economy</td><td><mark style="color:red;">Requerido</mark></td><td>País/Economía de la dirección principal de la entidad certificada.</td></tr><tr><td>Site Full Address</td><td><mark style="color:red;">Requerido</mark><br>*<em>si prefieres ingresar la dirección en un campo de una sola línea</em></td><td>Dirección completa de la entidad certificada en un solo campo, utilizada como alternativa a ingresar los campos separados de Calle del Sitio, Ciudad, Estado y Código Postal.</td></tr><tr><td>Site Type</td><td><mark style="color:red;">Requerido</mark></td><td>Identificador para el sitio, indicando si es el "Sitio Principal" o un "Sitio Adicional".</td></tr></tbody></table>
{% endtab %}
{% endtabs %}

{% hint style="info" %}
**Consejos:** Asegúrate de que los identificadores como el **ID Único de la Entidad Certificada** y el **Número de Identidad de la Certificación** coincidan entre las hojas.
{% endhint %}

2. Una vez completado, ve a la página de Importación de Datos de IAF CertSearch.
3. Elige cómo deseas importar tus datos.
   * **Subida de Archivos** - [Aprende cómo importar datos mediante la Subida de Archivos](/accreditation-bodies/ab-es/data-management/import-certification/data-import-methods/file-upload.md)
   * **FTP** - [Aprende cómo importar datos mediante FTP](/accreditation-bodies/ab-es/data-management/import-certification/data-import-methods/ftp.md)
4. Una vez seleccionado, haz clic en el botón **Continuar** (el sistema iniciará el procesamiento de archivos y datos).
5. El certificado se agregará correctamente al registro de la Entidad Certificada existente si todos los archivos y datos son válidos.

{% hint style="info" %}
**Nota:** Si se encuentran errores durante el proceso de importación, ve a [Manejo de Errores.](https://github.com/QualityTrade/iaf-docs-accreditation-bodies-es/blob/main/data-management/import-certification/certification-file-templates/broken-reference/README.md)
{% endhint %}

***

### Actualización de la Entidad Certificada y sus datos de Certificación

{% hint style="info" %}
**CONSEJOS:**

* Te recomendamos actualizar el mismo archivo que utilizaste para subir tus datos, así minimizas las interrupciones o errores en la importación.
* Asegúrate de que el **ID Único de la Entidad Certificada** y el nombre de la Entidad Certificada coincidan con el registro existente de la Entidad Certificada.
  {% endhint %}

**Para actualizar la Entidad Certificada y sus datos de Certificación**

1. En la hoja de cálculo de Excel del Certificado, busca los datos que deseas actualizar.
2. Asegúrate de que los registros que intentas actualizar coincidan con los identificadores de registro subidos a la base de datos de IAF CertSearch.
   * **Número de Identidad de la Certificación**
   * **ID Único de la Entidad Certificada**
3. Una vez completado, ve a la página de Importación de Datos de IAF CertSearch.
4. Elige cómo deseas importar tus datos.
   * **Subida de Archivos** - [Aprende cómo importar datos mediante la Subida de Archivos](/accreditation-bodies/ab-es/data-management/import-certification/data-import-methods/file-upload.md)
   * **FTP** - [Aprende cómo importar datos mediante FTP](/accreditation-bodies/ab-es/data-management/import-certification/data-import-methods/ftp.md)
5. Una vez seleccionado, haz clic en el botón **Continuar** *(lo que inicia el proceso de validación de datos)*.
6. Si todos los campos y datos son válidos, el certificado se agregará correctamente al registro de la Entidad Certificada existente.

{% hint style="info" %}
**Nota:** Si se encuentran errores durante el proceso de importación, ve a [Manejo de Errores](/accreditation-bodies/ab-es/error-handling/error-handling.md).
{% endhint %}


---

# Agent Instructions: Querying This Documentation

If you need additional information that is not directly available in this page, you can query the documentation dynamically by asking a question.

Perform an HTTP GET request on the current page URL with the `ask` query parameter:

```
GET https://support.iafcertsearch.org/accreditation-bodies/ab-es/data-management/import-certification/certification-file-templates/manage-data-in-excel.md?ask=<question>
```

The question should be specific, self-contained, and written in natural language.
The response will contain a direct answer to the question and relevant excerpts and sources from the documentation.

Use this mechanism when the answer is not explicitly present in the current page, you need clarification or additional context, or you want to retrieve related documentation sections.