# Gérer les données dans Excel

Nous avons ajouté des guides utiles pour vous aider à gérer vos données dans un fichier Excel.

## Importer les données de certification à partir d'un fichier Excel

{% hint style="info" %}
**REMARQUE:** Il est recommandé d'ajouter des certifications via Excel pour l'importation en masse de données. Si vous souhaitez mettre à jour un seul enregistrement ou moins de 10 certificats, nous vous recommandons d'utiliser la [Saisie manuelle des données](#certification>).\
\
**Prérequis :**

* Nettoyez et formatez les données conformément à la structure des données IAF CertSearch. [En savoir plus](https://support.iafcertsearch.org/accreditation-bodies/ab-fr/data-management/import-certification/certification-file-templates).
  {% endhint %}

### **(1) Ajouter des données de certification à une entité certifiée existante via Excel**

1. Dans la feuille de calcul Excel des certificats, veuillez saisir les données dans les champs correspondants.

   \
   **Informations sur l'entité certifiée**

   * Certified Entity Name <mark style="color:red;">(required)</mark>
   * Certified Trading Name (optional)
   * Certified English Name (optional)
   * Certified Entity Street <mark style="color:red;">(required)</mark>
   * Certified Entity City <mark style="color:red;">(required)</mark>
   * Certified Entity State (optional)
   * Certified Entity Country <mark style="color:red;">(required)</mark>
   * Certified Entity Zipcode/Postcode <mark style="color:red;">(required)</mark>\\

   **Informations sur le certificat** - certificat délivré à l'entité certifiée

   * Certificate Number <mark style="color:red;">(required)</mark>
   * Certification Status <mark style="color:red;">(required)</mark>
   * Certification Type <mark style="color:red;">(required)</mark>
   * Certification Standards and Schemes <mark style="color:red;">(required)</mark>
   * Certification Scope (optional)
   * Certification Original Issue Date (optional)
   * Certification Issue Date <mark style="color:red;">(required)</mark>
   * Certification Expiry Date <mark style="color:red;">(required)</mark>\
     \
     Pour en savoir plus sur les champs de certification, cliquez ici

{% hint style="info" %}
**Conseils :** Assurez-vous que l'ID unique de l'entité certifiée et le nom de l'entité certifiée correspondent à l'enregistrement de l'entité certifiée existante.
{% endhint %}

2. Une fois terminé, accédez à la page d'importation de données IAF CertSearch
3. Choisissez la manière dont vous souhaitez importer vos données
   * **Chargement de fichier** - [Apprenez comment importer des données via le chargement de fichier](https://support.iafcertsearch.org/accreditation-bodies/ab-fr/data-management/import-certification/data-import-methods/file-upload)
   * **FTP -** [Apprenez comment importer des données via FTP](https://support.iafcertsearch.org/accreditation-bodies/ab-fr/data-management/import-certification/data-import-methods/ftp)
4. Une fois sélectionné, cliquez sur le bouton **Continuer** (le système lancera le traitement du fichier et des données)
5. Si tous les fichiers et données sont valides, le certificat sera ajouté avec succès à l'enregistrement de l'entité certifiée existante.

{% hint style="info" %}
**Remarque :** Si des erreurs se produisent lors du processus d'importation, accédez à la gestion des erreurs.
{% endhint %}

### **(2) Ajouter des données de certification à un nouvel enregistrement d'entité certifiée**

1. Dans la feuille de calcul Excel des certificats, veuillez saisir les données dans les champs correspondants.

{% tabs %}
{% tab title="Certification" %}
**Conseils :** Assurez-vous que le CIN correspond aux références d'enregistrement de certificat sur tous les onglets.

* Certification Identity Number <mark style="color:red;">(required)</mark>
* Certificate Number <mark style="color:red;">(required)</mark>
* Certification Status <mark style="color:red;">(required)</mark>
* Certification Type <mark style="color:red;">(required)</mark>
* Certified Entity Name <mark style="color:red;">(required)</mark>
* Certified Trading Name (optional)
* Certified English Name (optional)
* Certified Entity Street <mark style="color:red;">(required)</mark>
* Certified Entity City <mark style="color:red;">(required)</mark>
* Certified Entity State (optional)
* Certified Entity Country <mark style="color:red;">(required)</mark>
* Certified Entity Zipcode/Postcode <mark style="color:red;">(required)</mark>
* Certification Scope (optional)
* Certification Original Issue Date (optional)
* Certification Issue Date <mark style="color:red;">(required)</mark>
* Certification Expiry Date <mark style="color:red;">(required)</mark>
  {% endtab %}

{% tab title="Certification Norme & Schéma" %}
**Conseils :** Assurez-vous que le CIN correspond à l'enregistrement de certificat existant ajouté dans l'onglet certificat sur la feuille de certification.

* Certification Identity Number <mark style="color:red;">(required)</mark>
* Standard Name <mark style="color:red;">(required)</mark>
* Scheme Name <mark style="color:red;">(required)</mark>
  {% endtab %}

{% tab title="Certification Sites Additionnels" %}
**Conseils :** Assurez-vous que le CIN correspond à l'enregistrement de certificat existant ajouté dans l'onglet certificat sur la feuille de certification.

* Certification Identity Number (required)<mark style="color:red;">(required)</mark>
* Additional Site Address (optional)
* Additional Site City (optional)
* Additional Site State (optional)
* Additional Site Zipcode/Postcode (optional)
* Additional Site Country/Economy <mark style="color:red;">(required)</mark>
* Additional Site Scope (optional)\
  \
  Pour en savoir plus sur les champs de certification, cliquez ici
  {% endtab %}
  {% endtabs %}

2. Une fois terminé, accédez à la page d'importation de données IAF CertSearch
3. Choisissez la manière dont vous souhaitez importer vos données
   * **Chargement de fichier** - [Apprenez comment importer des données via le chargement de fichier](https://support.iafcertsearch.org/accreditation-bodies/ab-fr/data-management/import-certification/data-import-methods/file-upload)
   * **FTP -** [Apprenez comment importer des données via FTP](https://support.iafcertsearch.org/accreditation-bodies/ab-fr/data-management/import-certification/data-import-methods/ftp)
4. Une fois sélectionné, cliquez sur le bouton **"Continuer"** *(ce qui lance la validation des données)*
5. Si tous les fichiers et données sont valides, l'entité certifiée et les enregistrements de certification seront ajoutés avec succès.

-> Pour afficher les certifications ajoutées, accédez à la page de **Liste des certifications**

-> Pour afficher les certifications ajoutées, accédez à la page de **Liste des entités certifiées**

***

### Mise à jour des données de certification à partir d'un fichier Excel

{% hint style="info" %}
**CONSEILS :** Nous recommandons de mettre à jour le même fichier que celui que vous avez utilisé pour importer vos données, afin de minimiser les interruptions ou les erreurs lors de l'importation.
{% endhint %}

## **Pour mettre à jour les données de certification via Excel**

1. Dans la feuille de calcul Excel des certificats, recherchez les données que vous souhaitez mettre à jour.

{% hint style="info" %}
**Conseils :** Assurez-vous que l'ID unique de l'entité certifiée et le nom de l'entité certifiée correspondent à l'enregistrement de l'entité certifiée existante.
{% endhint %}

\
**Informations sur l'entité certifiée**

* Certified Entity Name <mark style="color:red;">(required)</mark>
* Certified Trading Name (optional)
* Certified English Name (optional)
* Certified Entity Street <mark style="color:red;">(required)</mark>
* Certified Entity City <mark style="color:red;">(required)</mark>
* Certified Entity State (optional)
* Certified Entity Country <mark style="color:red;">(required)</mark>
* Certified Entity Zipcode/Postcode <mark style="color:red;">(required)</mark>\\

**Informations sur le certificat** - certificat délivré à l'Entité Certifiée

* Certificate Number <mark style="color:red;">(required)</mark>
* Certification Status <mark style="color:red;">(required)</mark>
* Certification Type <mark style="color:red;">(required)</mark>
* Certification Standards and Schemes <mark style="color:red;">(required)</mark>
* Certification Scope (optional)
* Certification Original Issue Date (optional)
* Certification Issue Date <mark style="color:red;">(required)</mark>
* Certification Expiry Date <mark style="color:red;">(required)</mark>\
  \
  Pour en savoir plus sur les champs de certification, cliquez ici

2. Une fois terminé, accédez à la page d'importation des données IAF CertSearch
3. Choisissez comment vous souhaitez importer vos données
   * **Téléchargement de fichier** - [Apprenez comment importer des données via le téléchargement de fichier](https://github.com/QualityTrade/iaf-docs-accreditation-bodies-fr/blob/main/data-management/import-certification/m%C3%A9thodes-d-importation-de-donn%C3%A9es/t%C3%A9l%C3%A9chargement-de-fichier.md)
   * **FTP -** [Apprenez comment importer des données via FTP](https://github.com/QualityTrade/iaf-docs-accreditation-bodies-fr/blob/main/data-management/import-certification/m%C3%A9thodes-d-importation-de-donn%C3%A9es/ftp.md)
4. Une fois sélectionné, cliquez sur le bouton **Continuer** *(ce qui déclenche le processus de validation des données)*
5. Si tous les champs et données sont valides, le certificat sera ajouté avec succès à l'enregistrement existant de l'Entité Certifiée.

{% hint style="info" %}
**Remarque :** Si des erreurs sont rencontrées lors du processus d'importation, rendez-vous sur [Gestion des erreurs](https://github.com/QualityTrade/iaf-docs-accreditation-bodies-fr/blob/main/gestion-des-erreurs/gestion-des-erreurs.md).
{% endhint %}