# Gestionar Datos en Excel

Hemos agregado guías útiles para ayudarlo a administrar sus datos en un archivo de Excel.

> [Agregar certificados a una Entidad Certificada existente](#1-to-update-certification-data-to-an-existing-certified-entity-via-excel)
>
> [Agregar certificados a una nueva Entidad Certificada](#2-to-add-certification-data-to-a-new-certified-entity-record)
>
> [Actualizar Certificados](#updating-certification-data-from-excel-file)

## Importar Datos de Certificación desde un archivo de Excel

{% hint style="info" %}
**NOTA:** Se recomienda agregar certificados a través de Excel para importar datos masivos. Si desea actualizar un solo registro o registros que no contengan más de 10 certificados, le recomendamos utilizar la [Entrada Manual de Datos](https://github.com/QualityTrade/iaf-docs-certification-bodies-es/blob/main/data-management/data-import/certification-templates/broken-reference/README.md).\
\
**Requisitos previos:**

* Limpie y formatee los datos según la estructura de datos de IAF CertSearch. [Más información](https://github.com/QualityTrade/iaf-docs-certification-bodies-es/blob/main/data-management/data-import/certification-templates/broken-reference/README.md).
  {% endhint %}

### **(1) Para agregar datos de certificación a una Entidad Certificada existente a través de Excel**

1. En la hoja de cálculo de Excel de Certificados, ingrese los datos en sus campos correspondientes.

   \
   **Información de la Entidad Certificada**

   * Certified Entity Name <mark style="color:red;">(required)</mark>
   * Certified Trading Name (optional)
   * Certified English Name (optional)
   * Certified Entity Street <mark style="color:red;">(required)</mark>
   * Certified Entity City <mark style="color:red;">(required)</mark>
   * Certified Entity State (optional)
   * Certified Entity Country <mark style="color:red;">(required)</mark>
   * Certified Entity Zipcode/Postcode <mark style="color:red;">(required)</mark>\\

   **Información del Certificado** - certificado expedido a la Entidad Certificada

   * Certificate Number <mark style="color:red;">(required)</mark>
   * Certification Status <mark style="color:red;">(required)</mark>
   * Certification Type <mark style="color:red;">(required)</mark>
   * Certification Standards and Schemes <mark style="color:red;">(required)</mark>
   * Certification Scope (optional)
   * Certification Original Issue Date (optional)
   * Certification Issue Date <mark style="color:red;">(required)</mark>
   * Certification Expiry Date <mark style="color:red;">(required)</mark>\
     \
     Para obtener más información sobre los campos de certificación, haga clic aquí

{% hint style="info" %}
**Consejos:** Asegúrese de que el ID único de la Entidad Certificada y el nombre de la Entidad Certificada coincidan con el registro de la Entidad Certificada existente.
{% endhint %}

2. Una vez completado, vaya a la página de Importación de Datos de IAF CertSearch
3. Elija cómo le gustaría importar sus datos
   * **Carga de archivo** - [Aprenda cómo importar datos a través de la Carga de archivo](https://support.iafcertsearch.org/certification-bodies/cb-es/data-management/data-import/certification-templates/broken-reference)
   * **FTP** [Aprenda cómo importar datos a través de FTP](https://support.iafcertsearch.org/certification-bodies/cb-es/data-management/data-import/certification-templates/broken-reference)
4. Una vez seleccionado, haga clic en el botón **Continuar** (el sistema iniciará el procesamiento del archivo y los datos)
5. Si todos los archivos y datos son válidos, el certificado se agregará correctamente al registro de la Entidad Certificada existente.

{% hint style="info" %}
**Nota:** Si se encuentran errores durante el proceso de importación, vaya a Gestión de Errores.
{% endhint %}

### **(2) Para agregar datos de certificación a un nuevo registro de Entidad Certificada**

1. En la hoja de cálculo de Excel de Certificados, ingrese los datos en sus campos correspondientes.

{% tabs %}
{% tab title="Certificación" %}
**Consejos:** Asegúrese de que el CIN coincida con las referencias de registro del certificado en todas las pestañas.

* Certification Identity Number <mark style="color:red;">(required)</mark>
* Certificate Number <mark style="color:red;">(required)</mark>
* Certification Status <mark style="color:red;">(required)</mark>
* Certification Type <mark style="color:red;">(required)</mark>
* Certified Entity Name <mark style="color:red;">(required)</mark>
* Certified Trading Name (optional)
* Certified English Name (optional)
* Certified Entity Street <mark style="color:red;">(required)</mark>
* Certified Entity City <mark style="color:red;">(required)</mark>
* Certified Entity State (optional)
* Certified Entity Country <mark style="color:red;">(required)</mark>
* Certified Entity Zipcode/Postcode <mark style="color:red;">(required)</mark>
* Certification Scope (optional)
* Certification Original Issue Date (optional)
* Certification Issue Date <mark style="color:red;">(required)</mark>
* Certification Expiry Date <mark style="color:red;">(required)</mark>
  {% endtab %}

{% tab title="Estándar y Esquema de Certificación" %}
**Consejos:** Asegúrese de que el CIN coincida con el registro de certificado existente agregado dentro de la pestaña de Certificación.

* Certification Identity Number <mark style="color:red;">(required)</mark>
* Standard Name <mark style="color:red;">(required)</mark>
* Scheme Name <mark style="color:red;">(required)</mark>
  {% endtab %}

{% tab title="Sitios Adicionales de Certificación" %}
**Consejos:** Asegúrese de que el CIN coincida con el registro de certificado existente agregado dentro de la pestaña de Certificación.

* Certification Identity Number (required)<mark style="color:red;">(required)</mark>
* Additional Site Address (optional)
* Additional Site City (optional)
* Additional Site State (optional)
* Additional Site Zipcode/Postcode (optional)
* Additional Site Country/Economy <mark style="color:red;">(required)</mark>
* Additional Site Scope (optional)\
  \
  Para obtener más información sobre los campos de certificación, haga clic aquí
  {% endtab %}
  {% endtabs %}

2. Una vez completado, vaya a la página de Importación de Datos de IAF CertSearch
3. Elija cómo le gustaría importar sus datos
   * **Carga de archivo** - [Aprenda cómo importar datos a través de la Carga de archivo](https://support.iafcertsearch.org/certification-bodies/cb-es/data-management/data-import/data-import-methods/file-upload)
   * **FTP -** [Aprenda cómo importar datos a través de FTP](https://support.iafcertsearch.org/certification-bodies/cb-es/data-management/data-import/data-import-methods/ftp)
4. Una vez seleccionado, haga clic en el botón **'Continuar'** *(que inicia la validación de datos)*
5. Si todos los archivos y datos son válidos, los registros de la Entidad Certificada y Certificación se agregarán correctamente.

-> Para ver las certificaciones agregadas, vaya a la página de listado de **Certificación**

-> Para ver las certificaciones agregadas, vaya a la página de listado de **Entidad Certificada**

***

### Actualización de Datos de Certificación desde el archivo de Excel

{% hint style="info" %}
**CONSEJOS:** Recomendamos actualizar el mismo archivo que utilizó para cargar sus datos, de esta manera se minimizan las interrupciones o errores de importación.
{% endhint %}

## **Para actualizar datos de certificación a través de Excel**

1. En la hoja de cálculo de Excel de Certificados, busque los datos que desea actualizar.

**Consejos:** Asegúrese de que el ID único de la Entidad Certificada y el nombre de la Entidad Certificada coincidan con el registro existente de la Entidad Certificada.

**Información de la Entidad Certificada**

* Certified Entity Name <mark style="color:red;">(required)</mark>
* Certified Trading Name (optional)
* Certified English Name (optional)
* Certified Entity Street <mark style="color:red;">(required)</mark>
* Certified Entity City <mark style="color:red;">(required)</mark>
* Certified Entity State (optional)
* Certified Entity Country <mark style="color:red;">(required)</mark>
* Certified Entity Zipcode/Postcode <mark style="color:red;">(required)</mark>\\

**Información del Certificado** - certificado emitido a la Entidad Certificada

* Certificate Number <mark style="color:red;">(required)</mark>
* Certification Status <mark style="color:red;">(required)</mark>
* Certification Type <mark style="color:red;">(required)</mark>
* Certification Standards and Schemes <mark style="color:red;">(required)</mark>
* Certification Scope (optional)
* Certification Original Issue Date (optional)
* Certification Issue Date <mark style="color:red;">(required)</mark>
* Certification Expiry Date <mark style="color:red;">(required)</mark>\\

Para obtener más información sobre los campos de Certificación, haga clic aquí

2. Una vez completado, vaya a la página de Importación de Datos de IAF CertSearch.
3. Elija cómo le gustaría importar sus datos
   1. **Carga de Archivo** -[ Aprenda cómo importar datos mediante Carga de Archivo](https://support.iafcertsearch.org/certification-bodies/cb-es/data-management/data-import/data-import-methods/file-upload)
   2. **FTP -**[ Aprenda cómo importar datos mediante FTP](https://support.iafcertsearch.org/certification-bodies/cb-es/data-management/data-import/data-import-methods/ftp)
4. Una vez seleccionado, haga clic en el botón **Continuar** *(que inicia el proceso de validación de datos)*.
5. Si todos los campos y datos son válidos, el certificado se agregará correctamente al registro existente de la Entidad Certificada.

{% hint style="info" %}
**Nota:** Si se encuentran errores durante el proceso de importación, vaya a [Manejo de Errores](https://support.iafcertsearch.org/certification-bodies/cb-es/error-handling/error-handling).
{% endhint %}