> For the complete documentation index, see [llms.txt](https://support.iafcertsearch.org/certification-bodies/llms.txt). Markdown versions of documentation pages are available by appending `.md` to page URLs; this page is available as [Markdown](https://support.iafcertsearch.org/certification-bodies/cb-fr/data-management/data-import/certification-templates/manage-data-in-excel.md).

# Gérer les données dans Excel

Nous avons ajouté des guides utiles pour vous aider à gérer vos données dans un fichier Excel.

> [Ajouter des certificats à une entité certifiée existante](#1-to-update-certification-data-to-an-existing-certified-entity-via-excel)
>
> [Ajouter des certificats à une nouvelle entité certifiée](#2-to-add-certification-data-to-a-new-certified-entity-record)
>
> [Mise à jour des certificats](#updating-certification-data-from-excel-file)

## Importer des données de certification à partir d'un fichier Excel

{% hint style="info" %}
**REMARQUE :** Il est recommandé d'ajouter des certifications via Excel pour l'importation de données en vrac. Si vous souhaitez mettre à jour un seul enregistrement ou des enregistrements ne dépassant pas 10 certificats, nous vous recommandons d'utiliser la [Saisie manuelle des données](https://github.com/QualityTrade/iaf-docs-certification-bodies-fr/blob/main/data-management/data-import/certification-templates/broken-reference/README.md).\
\
**Prérequis :**

* Nettoyez et formatez les données selon la structure de données IAF CertSearch. [En savoir plus](https://github.com/QualityTrade/iaf-docs-certification-bodies-fr/blob/main/data-management/data-import/certification-templates/broken-reference/README.md).
  {% endhint %}

### **(1) Pour ajouter des données de certification à une entité certifiée existante via Excel**

1. Dans la feuille de calcul Excel des certificats, veuillez saisir les données dans leurs champs correspondants.

   \
   **Informations sur l'entité certifiée**

   * Certified Entity Name <mark style="color:red;">(required)</mark>
   * Certified Trading Name (optional)
   * Certified English Name (optional)
   * Certified Entity Street <mark style="color:red;">(required)</mark>
   * Certified Entity City <mark style="color:red;">(required)</mark>
   * Certified Entity State (optional)
   * Certified Entity Country <mark style="color:red;">(required)</mark>
   * Certified Entity Zipcode/Postcode <mark style="color:red;">(required)</mark>\\

   **Informations sur le certificat** - certificat délivré à l'entité certifiée

   * Certificate Number <mark style="color:red;">(required)</mark>
   * Certification Status <mark style="color:red;">(required)</mark>
   * Certification Type <mark style="color:red;">(required)</mark>
   * Certification Standards and Schemes <mark style="color:red;">(required)</mark>
   * Certification Scope (optional)
   * Certification Original Issue Date (optional)
   * Certification Issue Date <mark style="color:red;">(required)</mark>
   * Certification Expiry Date <mark style="color:red;">(required)</mark>\
     \
     Pour en savoir plus sur les champs de certification, cliquez ici

{% hint style="info" %}
**Conseils :** Assurez-vous que l'ID unique de l'entité certifiée et le nom de l'entité certifiée correspondent à l'enregistrement d'entité certifiée existant.
{% endhint %}

2. Une fois terminé, accédez à la page d'importation des données IAF CertSearch
3. Choisissez la manière dont vous souhaitez importer vos données
   * **Chargement de fichier** - [Apprenez comment importer des données via le chargement de fichier](broken://spaces/tS6z5hiHjMyFZFqdXIJ0/pages/wqVSu8BWIgCk45g7vXnF)
   * **FTP** [Apprenez comment importer des données via FTP](broken://spaces/tS6z5hiHjMyFZFqdXIJ0/pages/XTVoifJ67CNYzzH0a09L)
4. Une fois sélectionné, cliquez sur le bouton **Continuer** (le système initiera le traitement du fichier et des données)
5. Si tous les fichiers et les données sont valides, le certificat sera ajouté avec succès à l'enregistrement d'entité certifiée existant.

{% hint style="info" %}
**Remarque :** Si des erreurs surviennent lors du processus d'importation, accédez à la Gestion des erreurs.
{% endhint %}

### **(2) Pour ajouter des données de certification à un nouvel enregistrement d'entité certifiée**

1. Dans la feuille de calcul Excel des certificats, veuillez saisir les données dans leurs champs correspondants.

{% tabs %}
{% tab title="Certification" %}
**Conseils :** Assurez-vous que le CIN correspond aux références d'enregistrement de certificat sur toutes les onglets.

* Certification Identity Number <mark style="color:red;">(required)</mark>
* Certificate Number <mark style="color:red;">(required)</mark>
* Certification Status <mark style="color:red;">(required)</mark>
* Certification Type <mark style="color:red;">(required)</mark>
* Certified Entity Name <mark style="color:red;">(required)</mark>
* Certified Trading Name (optional)
* Certified English Name (optional)
* Certified Entity Street <mark style="color:red;">(required)</mark>
* Certified Entity City <mark style="color:red;">(required)</mark>
* Certified Entity State (optional)
* Certified Entity Country <mark style="color:red;">(required)</mark>
* Certified Entity Zipcode/Postcode <mark style="color:red;">(required)</mark>
* Certification Scope (optional)
* Certification Original Issue Date (optional)
* Certification Issue Date <mark style="color:red;">(required)</mark>
* Certification Expiry Date <mark style="color:red;">(required)</mark>
  {% endtab %}

{% tab title="Norme et schéma de certification" %}
**Conseils :** Assurez-vous que le CIN correspond à l'enregistrement de certificat existant ajouté dans l'onglet de feuille de certification.

* Certification Identity Number <mark style="color:red;">(required)</mark>
* Standard Name <mark style="color:red;">(required)</mark>
* Scheme Name <mark style="color:red;">(required)</mark>
  {% endtab %}

{% tab title="Sites supplémentaires de certification" %}
**Conseils :** Assurez-vous que le CIN correspond à l'enregistrement de certificat existant ajouté dans l'onglet de feuille de certification.

* Certification Identity Number (required)<mark style="color:red;">(required)</mark>
* Additional Site Address (optional)
* Additional Site City (optional)
* Additional Site State (optional)
* Additional Site Zipcode/Postcode (optional)
* Additional Site Country/Economy <mark style="color:red;">(required)</mark>
* Additional Site Scope (optional)\
  \
  Pour en savoir plus sur les champs de certification, cliquez ici
  {% endtab %}
  {% endtabs %}

2. Une fois terminé, accédez à la page d'importation des données IAF CertSearch
3. Choisissez la manière dont vous souhaitez importer vos données
   * **Chargement de fichier** - [Apprenez comment importer des données via le chargement de fichier](/certification-bodies/cb-fr/data-management/data-import/data-import-methods/file-upload.md)
   * **FTP -** [Apprenez comment importer des données via FTP](/certification-bodies/cb-fr/data-management/data-import/data-import-methods/ftp.md)
4. Une fois sélectionné, cliquez sur le bouton **'Continuer'** *(ce qui lance la validation des données)*
5. Si tous les fichiers et les données sont valides, les enregistrements d'entité certifiée et de certification seront ajoutés avec succès.

-> Pour voir les certifications ajoutées, allez à la page de **Liste de certification**

-> Pour voir les certifications ajoutées, allez à la page de **Liste d'entités certifiées**

***

### Mise à jour des données de certification à partir du fichier Excel

{% hint style="info" %}
**CONSEILS :** Nous vous recommandons de mettre à jour le même fichier que celui que vous avez utilisé pour télécharger vos données, de cette façon, vous réduisez les interruptions ou les erreurs d'importation.
{% endhint %}

## **Pour mettre à jour les données de certification via Excel**

1. Dans la feuille de calcul Excel des certificats, recherchez les données que vous souhaitez mettre à jour.

{% hint style="info" %}
**Conseils :** Assurez-vous que l'ID unique de l'entité certifiée et le nom de l'entité certifiée correspondent à l'enregistrement d'entité certifiée existant.
{% endhint %}

\
**Informations sur l'entité certifiée**

* Certified Entity Name <mark style="color:red;">(required)</mark>
* Certified Trading Name (optional)
* Certified English Name (optional)
* Certified Entity Street <mark style="color:red;">(required)</mark>
* Certified Entity City <mark style="color:red;">(required)</mark>
* Certified Entity State (optional)
* Certified Entity Country <mark style="color:red;">(required)</mark>
* Certified Entity Zipcode/Postcode <mark style="color:red;">(required)</mark>\\

**Informations sur le certificat** - certificat délivré à l'entité certifiée

* Certificate Number <mark style="color:red;">(required)</mark>
* Certification Status <mark style="color:red;">(required)</mark>
* Certification Type <mark style="color:red;">(required)</mark>
* Certification Standards and Schemes <mark style="color:red;">(required)</mark>
* Certification Scope (optional)
* Certification Original Issue Date (optional)
* Certification Issue Date <mark style="color:red;">(required)</mark>
* Certification Expiry Date <mark style="color:red;">(required)</mark>\
  \
  Pour en savoir plus sur les champs de certification, cliquez ici

2. Une fois terminé, accédez à la page d'importation des données IAF CertSearch
3. Choisissez la manière dont vous souhaitez importer vos données
   1. **Chargement de fichier** -[ Apprenez comment importer des données via le chargement de fichier](/certification-bodies/cb-fr/data-management/data-import/data-import-methods/file-upload.md)
   2. **FTP -**[ Apprenez comment importer des données via FTP](/certification-bodies/cb-fr/data-management/data-import/data-import-methods/ftp.md)
4. Une fois sélectionné, cliquez sur le bouton **Continuer** *(ce qui lance le processus de validation des données)*
5. Si tous les champs et les données sont valides, le certificat sera ajouté avec succès à l'enregistrement d'entité certifiée existant.

{% hint style="info" %}
**Remarque :** Si des erreurs surviennent lors du processus d'importation, accédez à [Gestion des erreurs](/certification-bodies/cb-fr/error-handling/error-handling.md).
{% endhint %}