Gestionar Datos en Excel

Hemos añadido guías útiles para ayudarte a gestionar tus datos en un archivo de Excel.

¿Qué hay de nuevo?

• La plantilla de certificado versión 2.0 ahora tiene una pestaña separada para gestionar los datos de la Entidad Certificada.

  • Descarga la plantilla aquí

• La certificación puede tener múltiples sitios.

• Los sitios pueden ser añadidos a nivel de Entidad.

Importar los datos de la Entidad Certificada y su certificación a través de Excel

Requisitos previos:

• Limpia y formatea los datos de acuerdo con la estructura de datos de IAF CertSearch. Aprende más.

A continuación se muestran los campos en la plantilla de Excel de la versión 2.0 de certificación.

Entidad Certificada

Aquí puedes gestionar todos los datos relacionados con la Entidad Certificada:

Nombre del Campo	Opcional / Requerido	Descripción
Certified Entity Unique ID	Requerido	Identificador único para una Entidad Certificada específica. Se usa como referencia o número de seguimiento para buscar los registros de la Entidad Certificada en la base de datos de IAF CertSearch.
Certified Entity Name	Requerido	Nombre de la Entidad Certificada, individuo, producto o servicio que ha sido otorgado la certificación.
Certified Entity Trading Name	Opcional	Un nombre comercial, nombre de comercio o nombre empresarial es un seudónimo utilizado por las empresas para operar bajo un nombre diferente al de su nombre legal registrado. En varios países, se utiliza la frase "operando como" (abreviado t/a) para designar un nombre comercial.
Certified Entity English Name	Opcional	Nombre en inglés de la Entidad Certificada, individuo, producto o servicio que ha sido otorgado la certificación.
Confidential Certified Entity	Opcional	Indicador de si la información de la entidad certificada es confidencial.
Business Registered Street	Opcional	Dirección registrada del negocio de la entidad certificada.
Business Registered City	Requerido *si se prefiere ingresar en el campo de Dirección Multilínea	Ciudad de la dirección registrada del negocio de la entidad certificada.
Business Registered State	Opcional	Estado de la dirección registrada del negocio de la entidad certificada.
Business Registered Zipcode/Postcode	Opcional	Código postal de la dirección registrada del negocio de la entidad certificada.
Business Registered Country/Economy	Requerido	País/Economía de la dirección principal de la entidad certificada.
Business Registered Full Address	Requerido *si se prefiere ingresar en el campo de Dirección de una sola línea	Dirección completa registrada del negocio de la entidad certificada en un solo campo.
Certified Entity Website	Opcional	Sitio web de la entidad certificada. Debe ser http:// o https://
TAX ID	Opcional	ID de impuestos de la Entidad
VAT	Opcional	Número de IVA de la Entidad
Company ID Number	Opcional	Número de ID de la Empresa de la Entidad
Business Registration Number	Opcional	Número de Registro Empresarial de la Entidad
DUNS Number	Opcional	Número DUNS de la Entidad

Certificación

Aquí puedes gestionar todos los datos relacionados con la certificación:

Nombres de los Campos	Opcional / Requerido	Descripción
Certification Identity Number	Requerido	Identificador único para un certificado específico. El formato de los números de certificado puede variar dependiendo del tipo de certificado y de la Entidad Certificada que lo emita.
Certificate Number	Requerido	Identificador único para un certificado específico. El formato de los números de certificado puede variar dependiendo del tipo de certificado y de la Entidad Certificada que lo emita.
Certification Status	Requerido	Estado actual de la certificación de la Entidad Certificada. Conjunto de estados posibles: activo, inactivo, oculto, cancelado, retirado, cbretirado, suspendido, pendiente, eliminado o expirado
Certification Type	Requerido	Se refiere al alcance principal del certificado.
Certification Scope	Requerido	Descripción específica de los productos, servicios, procesos o actividades para los cuales la Entidad Certificada ha recibido la certificación.
Flexible Scope	Opcional	Alcance adicional a un estándar específico más allá del alcance principal.
Certification Original Issue Date	Opcional	Fecha en la que el certificado fue emitido o concedido por primera vez a las Entidades Certificadas.
Certificatino Issue Date	Requerido	Fecha en la que el certificado fue oficialmente emitido o concedido.
Certification Expiry Date	Requerido	Fecha en la que la validez del certificado expirará.
Certified Entity Unique ID	Requerido	Identificador único para una Entidad Certificada específica. Se usa como referencia o número de seguimiento para buscar los registros de la Entidad Certificada en la base de datos de IAF CertSearch.
Main Site Street	Requerido *si se prefiere ingresar en el campo de Dirección Multilínea	Dirección principal de la entidad certificada.
Main Site City	Opcional	Ciudad de la dirección principal de la entidad certificada.
Main Site State	Opcional	Estado de la dirección principal de la entidad certificada.
Main Site Zipcode/Postcode	Opcional	Código postal de la dirección principal de la entidad certificada.
Main Site Country/Economy	Requerido	País/Economía de la dirección principal de la entidad certificada.
Main Site Full Address	Requerido *si se prefiere ingresar en el campo de Dirección de una sola línea	Dirección completa del sitio principal de la entidad certificada en un solo campo, usado como alternativa para ingresar los campos separados de Calle, Ciudad, Estado y Código Postal.
Certification Body Name	Requerido	Nombre del Organismo de Certificación.
Certification Body Acronym	Requerido	Acrónimo del Organismo de Certificación.

Estándar y Esquema de Certificación

Aquí puedes gestionar los datos del Estándar y Esquema de Certificación:

Nombre del Campo	Opcional / Requerido	Descripción
Certification Identity Number	Requerido	Identificador único para un certificado específico. El formato de los números de certificado puede variar dependiendo del tipo de certificado y de la Entidad Certificada que lo emita.
Scheme Name	Requerido	Programa o marco de certificación específico al que se refiere el certificado.
Standard Name	Requerido	Conjunto específico de criterios, requisitos o directrices con los que la entidad certificada ha sido evaluada y encontrada en cumplimiento.

Sitios de Certificación

Aquí puedes gestionar los sitios de Certificación:

Nombre del Campo	Opcional / Requerido	Descripción
Certification Identity NUmber	Requerido	Identificador único para un certificado específico. El formato de los números de certificado puede variar dependiendo del tipo de certificado y de la Entidad Certificada que lo emita.
Certifide Entity Unique ID	Requerido	Identificador único para una Entidad Certificada específica. Se utiliza como referencia o número de seguimiento para consultar los registros de la Entidad Certificada en la base de datos de IAF CertSearch.
Site Street	Requerido *si prefieres ingresar la dirección en un campo de múltiples líneas	Dirección principal de la entidad certificada.
City	Opcional	Ciudad de la dirección principal de la entidad certificada.
State	Opcional	Estado de la dirección principal de la entidad certificada.
Site Zipcode/Postcode	Opcional	Código postal de la dirección principal de la entidad certificada.
Site Country/Economy	Requerido	País/Economía de la dirección principal de la entidad certificada.
Site Full Address	Requerido *si prefieres ingresar la dirección en un campo de una sola línea	Dirección completa de la entidad certificada en un solo campo, utilizada como alternativa a ingresar los campos separados de Calle del Sitio, Ciudad, Estado y Código Postal.
Site Type	Requerido	Identificador para el sitio, indicando si es el "Sitio Principal" o un "Sitio Adicional".

Consejos: Asegúrate de que los identificadores como el ID Único de la Entidad Certificada y el Número de Identidad de la Certificación coincidan entre las hojas.

1. Una vez completado, ve a la página de Importación de Datos de IAF CertSearch.

2. Elige cómo deseas importar tus datos.

   • Subida de Archivos - Aprende cómo importar datos mediante la Subida de Archivos

   • FTP - Aprende cómo importar datos mediante FTP

3. Una vez seleccionado, haz clic en el botón Continuar (el sistema iniciará el procesamiento de archivos y datos).

4. El certificado se agregará correctamente al registro de la Entidad Certificada existente si todos los archivos y datos son válidos.

Nota: Si se encuentran errores durante el proceso de importación, ve a Manejo de Errores.

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Actualización de la Entidad Certificada y sus datos de Certificación

CONSEJOS:

• Te recomendamos actualizar el mismo archivo que utilizaste para subir tus datos, así minimizas las interrupciones o errores en la importación.

• Asegúrate de que el ID Único de la Entidad Certificada y el nombre de la Entidad Certificada coincidan con el registro existente de la Entidad Certificada.

Para actualizar la Entidad Certificada y sus datos de Certificación

1. En la hoja de cálculo de Excel del Certificado, busca los datos que deseas actualizar.

2. Asegúrate de que los registros que intentas actualizar coincidan con los identificadores de registro subidos a la base de datos de IAF CertSearch.

   • Número de Identidad de la Certificación

   • ID Único de la Entidad Certificada

3. Una vez completado, ve a la página de Importación de Datos de IAF CertSearch.

4. Elige cómo deseas importar tus datos.

   • Subida de Archivos - Aprende cómo importar datos mediante la Subida de Archivos

   • FTP - Aprende cómo importar datos mediante FTP

5. Una vez seleccionado, haz clic en el botón Continuar (lo que inicia el proceso de validación de datos).

6. Si todos los campos y datos son válidos, el certificado se agregará correctamente al registro de la Entidad Certificada existente.

Nota: Si se encuentran errores durante el proceso de importación, ve a Manejo de Errores.